Talente und Stärken entwickeln helfen

easysoft – Die Fokussierung auf den Kundennutzen bringt die Wende

Das Unternehmen easysoft gmbh ist Marktführer im Bereich Software für Bildungsmanagement und Personalentwicklung. Seit Jahren ist das schwäbische Unternehmen konstant auf Wachstumskurs und wurde mit Preisen überschüttet: Innovationspreis-IT, TOPJOB – bester Arbeitgeber Deutschlands, Great Place to Work, Deutschlands Kundenchampions etc. Das ist um so interessanter, wenn man weiß, dass easysoft im Jahr 2008 kurz vor der Insolvenz stand. Im Folgenden werden wir die Entwicklung des Unternehmens beleuchten. Dabei unterstützt uns Friedhelm Seiler, einer der drei Gründer. Und wir werden sehen, wie die Fokussierung auf eine gemeinsame Vision alles verändern kann. – Von Thomas Rupp

Das Unternehmen easysoft gmbh mit Standorten in Metzingen und Bretten entwickelt Software für Bildungsmanagement und Personalentwicklung z.B. für die Organisation und Dokumentation der Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern. Dabei ist das Unternehmen Marktführer. Mit rund 90 Mitarbeitern betreute easysoft Anfang 2020 rund 1.450 Kunden davon 1.000 Krankenhäuser aber auch Kunden aus Industrie, Dienstleistung und Handel.

Der Umsatz im Jahr 2019 lag bei 7,7 Millionen Euro. Im Vergleich zum Vorjahr war das eine Steigerung um 28%. Der Gewinn nach Steuern betrug 824.000 Euro. Dieser konnte insbesondere im Coronajahr noch massiv gesteigert werden.

Zur Betriebsausstattung gehört eine 16 Meter
hohe Kletterwand im Foyer der Zentrale.

Zur Betriebsausstattung gehören eine 16 Meter hohe Kletterwand im Foyer der Zentrale in Metzingen, sowie Tischkicker, Slackline, Fitnessstudio, Ruheraum und eine Küche für die Mitarbeiter. All das spricht für ein entspanntes Betriebsklima, in dem natürlich – wie wir noch sehen werden – die Leistung stimmen muss, diese aber nicht unbedingt in „Zeit vor dem Computer“ gemessen wird.

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Wir befinden uns im Jahr 1994. Andreas Nau ist Bildungsverantwortlicher in einem Klinikum. Seine Aufgabe besteht darin, Mitarbeitern Weiterbildung zu ermöglichen und Talente zu fördern. Tatsächlich verbringt er viel Zeit damit, meterlange Computerausdrucke – damals noch auf dem typischen Nadeldrucker-Endlospapier – durchzugehen und die sich darauf befindlichen, rund 1.000 Namen mit Notizen zu versehen: Wer bräuchte eine Weiterbildung? Wer hat bereits welche Schulung gemacht? Kurz: diese administrative Tätigkeit ist wenig produktiv und sehr unübersichtlich.

Nau ist davon überzeugt: mit IT-Unterstützung lässt sich das sicherlich besser organisieren. Also setzt sich der Pädagoge und Hobby-Programmierer zu Hause an seinen Rechner und schreibt ein kleines Programm, um sich seine tägliche Arbeit im Krankenhaus zu erleichtern. Er freut sich darauf, endlich wieder mehr mit den Mitarbeitern zu reden und sein Herzensanliegen – die Weiterentwicklung von Menschen – voranzutreiben.

Zu dieser Zeit herrscht ein reger Austausch unter den Krankenhäusern, und so spricht sich seine Innovation schnell herum. Bereits ein halbes Jahr nach der Einführung bekommt er Anfragen aus anderen Kliniken. Seine handgestrickte Lösung möchte er aber nicht weitergeben. Aufgrund der vielen Anfragen reduziert er seinen Job im Krankenhaus auf eine Halbtagsstelle und beginnt damit, seine Software professionell weiterzuentwickeln.

Gemeinsam mit dem IT-Experten Wilfried Hahn gründet Andreas Nau die easysoft GbR. Während der nächsten vier Jahre kann man einige Kunden gewinnen. Allerdings wird es immer schwieriger, den Halbtagsjob im Krankenhaus und easysoft unter einen Hut zu bekommen. Letztlich läuft es auf die Frage hinaus: Machen wir es richtig oder lassen wir es sein?

Man entscheidet sich, in die Vollen zu gehen. Mit Friedhelm Seiler kommt noch ein angehender Betriebswirtschaftler ins Team, und so gründen im Jahr 1998 ein Pädagoge, ein ITler und ein BWL-Student die easysoft GmbH.

Das Produkt entwickelt sich sehr erfolgreich. Natürlich ist es recht aufwändig, die Software unter Berücksichtigung aller im Bereich Krankenhaus und Gesundheitswesen gültigen administrativen und rechtlichen Vorschriften zu entwickeln. So gibt es zum Beispiel Pflichtschulungen, die mit einem gewissen Aufwand dokumentiert und nachgewiesen werden müssen. Die Software bietet hier eine enorme Erleichterung.

Der Nutzen für die Anwender ist offensichtlich: Es bleibt einfach mehr Zeit für die eigentliche Aufgabe – die Förderung der Mitarbeiter – übrig, anstatt sie mit administrativen und organisatorischen Arbeiten zu verbringen. All das führt dazu, dass sich die Software von easysoft recht schnell verbreitet.

Und so arbeiten die jungen Männer konstant und fleißig an ihrer Vision: irgendwann eine Million Euro Umsatz machen, zehn Mitarbeiter beschäftigen und ein eigenes Firmengebäude besitzen. Und diesen Zielen kommen sie Schritt für Schritt näher. Im Jahr 2006 mit dem Einzug in das eigene Firmengebäude sind diese drei Ziele erreicht.

Läuft … könnte man jetzt sagen: Erfolgreiches Unternehmen, super Produkt. Fakt ist aber: im Jahr 2008 steht das Unternehmen kurz vor der Insolvenz. Was ist da passiert? Gemeinsam mit Friedhelm Seiler wollen wir die Gründe für diese Entwicklung analysieren. Und noch viel interessanter: wie kommt man aus dem Tief wieder heraus?

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SJ: Was ist da passiert, Herr Seiler? Sie haben die großen Ziele erreicht… was hat Sie dann noch motiviert? Noch mehr Wachstum?

Seiler: Die großen Ziele waren erfüllt, ja … aber es gab viele kleine Ziele, um die wir uns täglich kümmern mussten. Das Produkt musste weiterentwickelt werden, das Firmengebäude sollte vergrößert werden, neue Mitarbeiter mussten eingestellt werden. Bei über zehn Mitarbeitern waren wir an einer unternehmerischen Schwelle angekommen. Da kommt dann auch der Übergang vom Selbstständigen zum Unternehmer. Und das bringt andere Anforderungen mit sich. Für den Vertrieb verbrachte ich im schlimmsten Jahr rund 200 Tage im Hotel. Damals haben wir weniger strategisch gedacht, sondern waren fast ausschließlich im Tagesgeschäft gefangen.

Wir haben uns viel zu wenig Gedanken
über unsere Zielgruppe gemacht.

Wir haben uns auch viel zu wenig Gedanken über unsere Zielgruppe gemacht. Denn die Zielgruppe war eigentlich klar. Die Nachfrage war auch da. Es war ja alles bekannt, aber wir haben es nie wirklich definiert. Und unsere unternehmerischen Wachstumsziele waren hauptsächlich an unseren eigenen Bedürfnissen orientiert. Das war quasi der Stand der Dinge.

SJ: Aber das hätte doch eigentlich auch genauso weitergehen können? Was führte denn letztlich zur Zuspitzung der Lage?

Seiler: Das Ganze ging so weiter bis 2008. Da standen wir dann kurz vor der Insolvenz. Und dafür gab es zwei wesentliche Ursachen. Wir nahmen einfach alle Kundenaufträge für die Programmierung an und haben uns damit total verzettelt. Das wurde zwar alles gut nach Manntagen kalkuliert und abgerechnet, aber die Leistung wurde eben immer nur für den einen Kunden erstellt. Damit hat es weder unser Produkt vorangebracht, noch den Nutzen für unsere Zielgruppe gesteigert. Doch diese Zusammenhänge waren uns zu diesem Zeitpunkt gar nicht bewusst. Und so haben wir Schritt für Schritt unseren eigentlichen Fokus aus den Augen verloren. Das war der eine Grund für die drohende Insolvenz.

Und der zweite Grund: Über drei Jahre hinweg haben wir ein kleines Team abgestellt, um eine neue Software zu entwickeln. Nachdem wir hier bereits eine Menge Geld investiert hatten, mussten wir dann leider feststellen, dass diese Software gescheitert ist und nie auf den Markt kommen wird. Das war ein herber Rückschlag und führte in Kombination mit unserer Verzettelung zu einer prekären Lage.

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Die Krise gipfelt dann in der Ankündigung eines der Gründungsmitglieder, das Unternehmen unmittelbar zu verlassen. Er sieht keine vernünftige Perspektive mehr für die Zukunft. Nach viel Überzeugungsarbeit durch seine Kollegen lässt er sich darauf ein, noch einmal vier Wochen abzuwarten und sich dann endgültig zu entscheiden. In diese Vierwochenfrist fällt eine Messe in Stuttgart, bei der man eigentlich die neu entwickelte Software vorstellen wollte. Aus dem Vertrag kommt man nicht mehr heraus, also nutzt man den bezahlten Stand hauptsächlich zum Networking.

Letztlich ist materieller Umsatz Ergebniseines
immateriellen Nutzens für unsere Zielgruppe.

Der Zufall will es, dass am Nachbarstand ein Verlag das neue Buch von Stefan Merath vorstellt. In den Ohren unserer gebeutelten Unternehmer klingt sein Titel mehr als provokativ: „Der Weg zum erfolgreichen Unternehmer“.

Als Abschiedsgeschenk für den ausgezeichneten Kaffee am easysoft-Stand, bieten die Verlagsmitarbeiter zwei Bücher zur Auswahl an. Und so kommt es, dass man sich genau das Buch aussucht, über das man sich die ganze Zeit so aufgeregt hat. Andreas Nau, der das Unternehmen aufgrund der Perspektivlosigkeit verlassen wollte, liest das Buch noch in der Nacht vollständig durch.

Am nächsten Tag gibt es dann ein Meeting der drei Geschäftsführer und es steht fest: Die easysoft-Geschichte wird weitergehen. Auch über die vierwöchige Galgenfrist hinaus. Doch es kommt noch besser: Die Messe war im Frühjahr und das Jahr 2008 wird noch zum erfolgreichsten Jahr der Firmengeschichte werden.

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SJ: Ganz offensichtlich hat das Buch zu einer Veränderung der Einstellung geführt und neue praktische Impulse gebracht … Letztlich werden darin ja auch die Prinzipien der Mewes Strategie thematisiert. Und ein ganz wesentliches Prinzip stellt das Verhältnis zwischen immateriellen und materiellen Faktoren klar. Was war denn jetzt plötzlich anders…

Seiler: Also zunächst einmal haben wir unseren unternehmerischen Fokus – sprich: Wachstums- und Umsatzziele – auf die Seite geschoben. Denn wir stellten fest, dass es gar nicht um den Umsatz geht. Letztlich ist unser materieller Umsatz das Ergebnis eines immateriellen Nutzens für unsere Zielgruppe.

Mit dieser Erkenntnis haben wir unseren Fokus neu definiert: Warum haben wir denn ursprünglich die Firma gegründet? Sicherlich nicht primär, um eine Softwarefirma aufzubauen oder viel Geld zu verdienen … der ursprüngliche Gründungsimpuls war es, Mitarbeitern eine gute pädagogische Ausbildung zu ermöglichen, um Menschen in Kliniken zu fördern.

Daraufhin haben wir unsere Vision definiert. Und diese Vision kennt heute jeder unserer Mitarbeiter. Die Vision von easysoft lautet: „10 Millionen Menschen pro Jahr entwickeln ihre Stärken und Talente, indem sie durch unsere Software organisiert an passenden Bildungsmaßnahmen teilnehmen.“ Das ist unsere Vision, dafür arbeiten wir.

SJ: Genial … Das hat natürlich eine ganz andere Kraft und auch eine ganz andere gesellschaftliche Relevanz als das Ziel, für sich selber ein paar Euro Umsatz zu machen. Sie haben sich also eine großartige Vision geschaffen, die aus der Verzettelung herausführt und klare Orientierung und Motivation bietet…

Seiler: So ist es, und nachdem das klar war, folgte die Frage: Wie wollen wir das machen? Dafür haben wir dann unsere Werte definiert und diese dann im Nachhinein noch weiterentwickelt. Das ist ganz wichtig, dass man die Werte immer mal wieder auf den Prüfstand stellt...

SJ: Was heißt das praktisch?

Seiler: Zum Beispiel lauten heute unsere drei Hauptwerte: „Bestleistung“, „Menschlichkeit und Gesunderhaltung“ sowie „Wachstum und Entwicklung“. Bei der Frage, wie wir etwas tun, wird immer darauf geachtet, dass wir diesen Werten gerecht werden. Zunächst hatten wir jedoch anstatt „Bestleistung“ den Begriff „Spitzenleistung“ als Wert festgelegt. Dies haben wir korrigiert, warum?

Es ist ganz wichtig, dass man die Werte
immer mal wieder auf den Prüfstand stellt.

In der Praxis wurde schnell klar, dass uns dieser Begriff überfordert. Zum Beispiel bei einem Marathonlauf wäre eine Spitzenleistung eine Zeit von unter zwei Stunden. Das mag der eine oder andere schaffen, ich zum Beispiel sicherlich nicht mehr. D. h. ich wäre nie in der Lage, hier eine Spitzenleistung zu erbringen, sprich unseren Wert zu erfüllen.

Ich persönlich freue mich hingegen immer, wenn ich einen Marathonlauf in weniger als vier Stunden absolviere. In diesem Bereich liegt meine Bestleistung. Das ist das Beste, was ich in diesem Moment liefern kann. Wenn ich den Marathon in unter vier Stunden laufe, dann ist das keine Spitzenleistung, aber es ist meine Bestleistung, und genau darum geht es uns.

Es geht um die Einstellung, die der Wert zum Ausdruck bringt. Bei uns zieht sich das auch durch die kleinen Dinge: wenn ich z.B. kurz vor dem Versand eines Briefes einen Kommafehler entdecke und ihn dann noch korrigiere und noch mal ausdrucke bevor ich ihn versende.

Wir haben also als Fokus eine Vision entwickelt und die Werte für unser Handeln definiert. Daran haben wir dann alle unsere Maßnahmen ausgerichtet.

SJ: Und wie hat die Zielgruppe darauf reagiert? Haben Sie sich dann auch mehr als vorher an deren tatsächlichen Problemen orientiert?

Seiler: Ja, es gab eine ganz starke Ausrichtung an der Zielgruppe. Viele unserer Produkte haben wir einfach gestrichen, obwohl wir bereits Entwicklungskosten dafür hatten. Denn plötzlich stellten wir fest: Dieses Produkt haben wir nicht für unsere Zielgruppe entwickelt. Also müssen wir sie aus dem bisherigen Bauchladen herausnehmen.

Außerdem wurde alle Mitarbeiter – inklusive aller Softwareentwickler – dazu verpflichtet, mindestens einen Tag pro Jahr im Krankenhaus zu hospitieren. Dies ist wichtig, damit klar wird: es geht eben nicht um die Entwicklung einer Software, sondern darum, Kundenbedürfnisse zu erfüllen. Und dazu muss man sie kennen. Beide: Die Kunden und ihre Probleme. So haben sich unsere Mitarbeiter wieder viel tiefer auf die Themen unserer klassischen Bestandskunden fokussiert und konnten besser auf entsprechende Fragen und Bedürfnisse reagieren. Bereits nach kurzer Zeit entwickelten sie so ein starkes Gefühl für den tatsächlich relevanten Kundennutzen.

Unsere Fokussierung brachte uns also näher zum Kunden, und diese haben das sofort erkannt und honoriert. Die Bestellungen und Dienstleistungstage haben enorm zugenommen.

SJ: Und wie halten Sie die ewige Verzettelungsgefahr im Zaum? Was ist, wenn lukrative Anfragen locken?

Seiler: Das ist in der Tat eine ständige Herausforderung. Es fängt schon damit an, dass bei rund 90 Mitarbeitern natürlich oft unterschiedliche Interessen vorliegen. Beispielsweise ein Sales-Mitarbeiter hat für die Produktentwicklung ganz andere Vorstellungen als ein Entwickler oder ein Controller. Deshalb treffen wir alle Entscheidungen zur Produktstrategie in unserem „Product-Owner-Lenkungskreis“.

Dort sind alle Player des Unternehmens vertreten. Und nur dieser Lenkungskreis darf überhaupt entscheiden, welche neuen Produkte wir machen oder welche Verbesserungsvorschläge umgesetzt werden. Und das wichtigste Kriterium für die Entscheidung lautet: Es muss immer einen Engpass beim Kunden lösen. Entweder heute oder auch erst in fünf Jahren, denn wir wollen ja schon heute vorausdenken, was dem Kunden in fünf Jahren nützt.

Zum Beispiel das Thema E-Learning Plattformen für den Kunden ... Diese hatten wir bereits vor einigen Jahren entwickelt und lanciert, ganz einfach weil das von der logischen Entwicklung her damals schon dran war. In der Coronakrise konnten wir dann von dieser vorausschauenden Entwicklung überproportional profitieren. Die Umsätze sind stark gestiegen, die Gewinne haben sich im letzten Jahr verdoppelt. Nicht zuletzt, weil unsere Kunden durch Corona in diesem einen Jahr mehr E-Learning Plattformen gekauft haben und installieren ließen als in allen Vorjahren zusammen.

Entscheidend ist das Bedürfnis des Kunden
und der Nutzen, den wir ihm bieten können.

SJ: Verzettelung gibt es ja nicht nur bei der Produktentwicklung, sondern auch bei der Zielgruppe. Sie haben tatsächlich Ihre Zielgruppe erfolgreich um Handels- und Industrieunternehmen erweitert… wie ist Ihnen das gelungen?

Seiler: Im Jahr 2008 schafften wir den Weg aus der Krise, weil wir uns auf eine Zielgruppe und auf einen Markt konzentrierten. Dieser Lerneffekt saß tief, und daher haben wir uns diesem Industrie- und Dienstleistungsmarkt immer total verschlossen. Andererseits gab es aber viele Anfragen aus diesen Bereichen.

Dann ist folgendes passiert: Ein Interessent aus der Industrie bekam versehentlich die Demo-Version unserer Software zugeschickt. Diese war dort bereits installiert und getestet als er sich bei mir meldete, um das ganze Paket zu kaufen. Nachdem man mehrere Softwaresysteme getestet hatte, kam man nämlich zu dem Schluss, dass easysoft die Anforderungen am besten erfüllt und das zum kleinsten Preis. Meine Ablehnung irritierte ihn, und er schlug vor: „Schicken Sie uns doch einfach eine CD und eine Rechnung, dann passt das.“ Das war natürlich extrem verlockend, und wir haben das dann auch so gemacht.

Dieses Ereignis führte zu einer internen Diskussion und wir haben uns noch einmal gefragt: Was ist denn eigentlich unsere Kernzielgruppe? Das sind nicht wirklich die Mitarbeiter im Krankenhaus. Es ist zwar der Markt, von dem wir kommen, aber die Kernzielgruppe sind eigentlich: Menschen, die sich um Mitarbeiter-Entwicklung und -Qualifikation kümmern.

Und die haben weitgehend überall die gleiche Problemstruktur. Im Krankenhaus braucht ein Mitarbeiter vielleicht eine spezielle Ausbildung für eine medizinische Anwendung. Im Supermarkt muss der Mitarbeiter an der Fleischtheke eine Schulung im Hygienebereich absolvieren. Strukturell und organisatorisch ist das der gleiche Vorgang.

In diesem Zusammenhang haben wir uns zur Erweiterung unserer Zielgruppe entschlossen, denn entscheidend ist das Bedürfnis des Kunden und der Nutzen, den wir ihm bieten können. Und außerdem liegt es zu einhundert Prozent auf der Linie unserer Vision und Motivation… Und das war eine gute Entscheidung.

Weitere Infos:
www.easysoft.de

Kommentare

09.07.2021 / Cord Tepelmann
Lieber Thomas,
lieber Friedhelm Seiler,

wieder einmal ein tolles, aber klassisches Erfolgsbeispiel für die Passung der Mewes-Strategie®.

Habe bisher nur den Blogartikel gelesen und freue mich schon auf den gesamten Beitrag.

Gratulation an Friedhelm Seiler und seinem gesamtem Team. Macht weiter so und - bleibt der Strategie treu.

Viele Grüße
Cord Tepelmann

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